Comment conduire et animer une réunion : L'efficacité en cinq étapes

1-      Planifier

Préciser les objectifs : un objectif unique

Etablir l'ordre du jour

• Dégager les principaux objectifs.

• Faire la liste des sujets à couvrir.

• Evaluer le temps requis (si possible, pour chaque sujet).

• Classer les sujets par ordre de priorité. On commence par les plus importants.

Convoquer

• Préciser le jour, l'heure et l'endroit.

• S'assurer que chaque personne ait reçu la convocation (orale ou écrite).

• Veiller à n'oublier personne.

• Rappeler à chacun ses tâches.

Coordonner les ressources matérielles

• Réserver et vérifier les locaux.

• Préparer les documents, les photocopies.

• Prévoir les accessoires et aides de présentation.

• Prévoir une collation ou, s'il y a lieu, un repas.

2-      Débuter

Créer un climat favorable

• Accueillir les participants avec le sourire. Leur souhaiter la bienvenue et les remercier d'être présents.

• Faire les présentations s'il y a lieu.

Susciter l'intérêt

• Rappeler les objectifs.

• Adopter un langage positif et motivateur.

• Faire voir les avantages possibles de la réunion.

Exposer les règles

• Rappeler les règles de fonctionnement.

• Décrire et faire approuver l'ordre du jour s'il y a lieu.

• Préciser les rôles (qui est meneur, qui est secrétaire, qui est modérateur, ...).

• Au moins fixer un temps limite pour la réunion.

Sceller l'engagement

• S'assurer que chacun a compris les objectifs, les règles et les enjeux de la réunion.

• Obtenir l'assentiment de chacun ("si tout le monde est d'accord, alors on peut commencer...").

3-      Diriger

Présenter chaque sujet

• Décrire les points.

Susciter la participation

• Questionner.

• Ecouter.

• Observer.

• Clarifier et reformuler objectivement.

Gérer les interventions

• Faire observer les règles.

• S'assurer que chacun se sente respecté.

• Régler sur-le-champ les situations litigieuses.

• Favoriser le consensus.

• Rallier les points de vue.

- conclure

4-      Résumer

• Résumer les points abordés.

• Faire une synthèse des points significatifs.

• Résumer les décisions prises.

5-      Elaborer le plan d'action

• Préciser ou rappeler les échéances.

• Avec les participants, distribuer les tâches.

• Utiliser des verbes d'actions pour formuler les objectifs et les

résultats visés.

 - assurer le suivi.

Envoyer le procès-verbal (s'il y a lieu)

• Rédiger un compte-rendu fidèle.

• Dresser un tableau des tâches et actions à accomplir.

• Dégager les points importants.

• Envoyer à chaque participant.

Contrôler la réalisation

• Communiquer régulièrement en dehors des réunions.

• Coordonner.

Quelques trucs...

1.     Eviter qu'il y ait des perdants et des gagnants. Personne n'aime perdre la face.

2.    Régler les litiges sur-le-champ…S'il y a des frustrations, les laisser s'exprimer mais ne tolérer aucune attaque personnelle ou insinuation malveillante.

3.    Fournir une information transparente et claire.

1.     La préparation logique

Posez-vous la question : « cette réunion est-elle nécessaire ?»

Faîtes apparaître ses enjeux

Les trois questions suivantes vous permettront de cerner au mieux les thèmes à aborder pendant la réunion et d'en mesurer les enjeux.

1.     Dans quel projet à moyen terme s'inscrit cette réunion ?

2.    Quels sont le ou les sujets essentiels à traiter ?

3.    Quels sont les enjeux de la réunion ?

Rédigez les objectifs de la réunion

Définissez votre stratégie par étape

Rédigez votre message

Mieux vaut rédiger avec soin une introduction, la première partie, la deuxième partie, la conclusion et le mot de la fin.

2.    La préparation matérielle

Recherchez une date

3.    La préparation psychologique

Déroulez mentalement les différentes étapes de la réunion.

Un délicat dosage entre sympathie et sérieux :

se montrer à la fois sympathique et sérieux. Mettez en avant votre savoir en soulignant vos anciennes expériences. Expliquez ce que votre propre employeur attend de vous

La prise de parole en public

Pour réussir un discours la première règle est de bien le préparer.

notez sur une fiche les grands axes de votre intervention avec des titres et mots-clés.

Répétez et répétez encore votre discours plusieurs fois à voix haute.

Conseil

Maîtriser votre appréhension

La respiration

Pour canaliser votre stress et éviter les blocages et « trou noir », il est capital de bien oxygéner le cerveau.

·       Pratiquez lentement, profondément et largement des exercices respiratoires.

·       Inspirez par le nez et expirez par la bouche

·       Tenez-vous droit, les épaules dégagées, les pieds solidement campés par terre.

·       Regardez votre auditoire avec la poitrine.

·       Commencer à respirer avec une respiration abdominale suivie d’une inspiration thoracique.

·       Expirez lentement et régulièrement.

·       L’air rejeté vous procure après quelques instants une sensation de relâchement.

·       Regardez votre public dans les yeux.

·       Marquez toujours des pauses le long de votre allocution.