gérer son temps conseils d'expert

1)   Les six  principales « lois » à connaître pour mieux gérer son temps

1.         la loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu'à occuper tout le temps disponible

2.      la loi de Pareto : l’essentiel des occupations représente 20 % du temps et l’accessoire représente 80 %

3.      la loi de Murphy : ce que l’on doit effectuer prend toujours plus de temps que ce que l’on a prévu

4.      la loi de Illich : l’efficacité diminue après un certain temps d’activité

5.      la loi de Carlson : réaliser une tâche sans interruption est plus rentable que si elle est réalisée de façon hachée

6.     la loi de Douglas : la documentation remplit toujours l’espace disponible.

On prend comme exemple une loi très connue

la loi de Pareto : ou « loi de 80/20 » indique que dans de nombreuses situations, une petite partie des facteurs produit une grande partie des résultats

par exemple :dans le commerce : 20 % des clients représentent environ 80 % du chiffre d’affaires

Cette loi peut être utile dans l’analyse de sa gestion du temps afin de repérer dans son agenda quelles sont les causes les plus importantes de perte de temps.

2)   L’application des loi pour mieux gérer son temps

L’application de la loi de Pareto

les résultats des réunions prenant le plus de temps sont faibles, alors que quelques réunions courtes apportent parfois de très bons résultats.

Cette analyse préalable permet de laisser le minimum de temps aux tâches peu productives et de concentrer son activité sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’application de la loi de Parkinson

Si une limite n’est pas donnée pour une activité, il est fréquent d’y passer beaucoup de temps en voulant être trop parfait ou en allant trop dans le détail.

Alors Deux règles doivent être logiquement observées pour la gestion du temps :

1)       Allouer un délai maximum « raisonnable » et réaliste dans la planification des tâches à réaliser.

2)    Respecter au maximum les contraintes de temps et les délais convenus pour la réalisation de ces tâches.

3)   éviter les « voleur de temps »

exemples voleurs de temps reconnu :

Ø  Bureau mal rangé

Ø  Interruptions permanentes (collègues ,familles , parents...)

Ø  Beaucoup de rendez-vous

Ø  Courses, ménage, cuisine, rangement, travaux de bricolage...

Ø  Démarches et bureaucratie administratives

Ø  Mauvaise utilisation des logiciels de bureautique

Ø  Tendance à vouloir « trop bien faire »

Ø  Difficulté à déléguer

Ø  Pas de plan de travail quotidien

Ø  Objectifs mal définis

Ø  Absence de suivi de son travail

Ø  Absence de communication dans le groupe

Ø  Résistance au changement

Ø  Réunions trop nombreuses et trop longues

Ø   …….

4)   POURQUOI DOIT-ON PLANIFIER NOTRE JOURNÉE ?

En planifiant sa journée, on établit un ordre du jour distinguant les activités qui doivent être réalisées à des heures précises de la journée (rendez-vous, réunions, appels téléphoniques programmés...) des autres tâches pour lesquelles il n’y a pas de contraintes particulières quant au moment où on les exécutera.

Si on ne planifie pas sa journée, le risque est de ne traiter que les tâches qui vont nécessairement arriver de l’extérieur (appels télépho­niques, dérangements, demandes de collègues...).

L’expérience montre que si les actions sont classées selon leur degré de priorité ,le nombre des actions réalisées augmente rapidement et les objectifs fixés sont atteints.

5)   Les étapes de la planification du temps

fixer des buts : « il n’y a point de vent favorable pour celui qui ne sait où il va »

ils faut poser des questions sur l’avenir que nous voulons et réfléchir aux différents buts que l’on veut atteindre

exemple : « Qu’est- ce que je désire vraiment être ou devenir au cours de ma vie ? » ; « Qu’est-ce que j ’attends de ma vie ? »

Il faut fixer et écrire des objectifs clairs

la mise en place du plan d’action

souligné ses points faibles

·       l’expérience montre qu’il est indispensable de laisser une grande partie de sa journée non programmée.

Dans la pratique, il est conseillé de ne pas programmer plus de 40 à 50 % de son temps.

Il ne faut pas séparer sa gestion du temps personnel de sa ges­tion du temps professionnel.

Il est utile de définir quatre domaines :

1.          corps et santé

2.       vie familiale 

3.        loisirs et amis 

4.       travail et relations professionnelles.

6)   La délégation des taches

il est essentiel de déléguer des taches pour avoir plus de temps

il faut penser à déléguer les tâches mais également à fournir les moyens pour atteindre l’objectif assigné

il faut choisir la personne à qui on déléguera

Mettre en œuvre son plan d’action

programmer deux rendez-vous quotidiens avec soi-même

1.          celui du matin où l’on s’assure que l’on n’a pas trop rempli son emploi du temps de la journée

2.       il a deux objectifs. Le premier est de faire le bilan de la journée : positiver sur tout ce qui a bien fonc­tionné, et analyser rapidement ce qui a mal fonctionné et le noter pour chercher des solutions

7)   les principaux outils de gestion du temps

·       l’agenda : le petit agenda à transporter sur soi, car il permet à tout moment de réfléchir à ce que l’on fera dans la semaine ou dans le mois ou le trimestre suivant.

·       la feuille d’action journalière : Cette fiche a pour objectif de rassembler toutes les tâches à réaliser dans la journée et de reprendre également les rendez-vous que l’on a reportés à partir de son agenda

Exemple de feuille d’action journalière

Date :
	Actions	Téléphoner	Personnes à rencontrer
1
2
3
4
5		Mail	Courrier à écrire
Objectif principal de la journée
Éléments positifs :
Éléments à améliorer

·       la liste de choses à faire

Pour réaliser une liste de « choses à faire », le mieux est de regrouper sur des pages de classeur ou en utilisant un tableur (de type Excel par exemple) les différentes choses à faire sans se préoccuper de la nature des tâches.

Il faut chercher à faire des regroupements de ces différentes tâches par grands domaines

Liste de choses à faire

Date :
	tâches/actions à réaliser	Durée prévisible	Priorité	Projet de rattachement
1
2
3
4
5

différencier l’urgent de l'important

il est important de poser pour toutes les actions de sa liste de choses à faire, les deux questions suivantes : — est-ce une tâche importante pour moi ?

— est-ce une tâche urgente ?

les Niveau d’urgence

2 Priorité B Prévoir une date	1 Priorité A À faire tout de suite
4 Peu important/peu urgent	3 Priorité C Déléguer les tâches

·       une liste de priorités

·       des fiches projets

·       un cahier ou un classeur qui constituera le journal de bord

Faut-il faire des pauses dans sa journée de travail ?

il est donc plus judicieux d’entrecouper toute activité par des périodes de pause qui peuvent être constituées soit par des périodes d’inactivité et de repos pur et simple, soit par la réalisation d’une activité de type différent.