COMMENT MENER ET DIRIGER UN ENTRETIEN INDIVIDUEL

Comment gérer un entretien ,qui sont les déférentes manières  de procéder à une discussion avec divers types de personnalités ?

Définir l’objet de l’entretien

Un entretien ne se déroule pas n’importe comment. Il est tout d’abord important de définir de quel type d’entretien il s’agit :

1.    entretien de recueil d ’informations.

2.    entretien de conseil, • entretien de négociation,

3.    entretien de gestion de conflit

4.    entretien d’évaluation.

Définir l’objectif de l’entretien

Définir un timing

Préciser la méthode d’intervention

ü Message à faire passer,

ü résolution de problèmes,

ü négociation,

ü sanction positive ou négative,

ü décision prise ou à prendre après concertation

Etablir un dispositif

Il s’agit également de vérifier certains détails techniques qui peuvent paraître simplistes mais qui n’en sont pas moins indis­pensables :exemple :

• Ai-je éteint mon portable ?

Ai-je prévu suffisamment de temps

Ai-je avec moi un dossier suffisamment consistant,

Ai-je prévenu mon assistant de ne me déranger qu’en cas d’urgence ? …..

Connaître et utiliser les outils de communication

Ils permettent au manager de découvrir l’interlocuteur comme :

1.    Le silence : impérativement nécessaire pour écouter l’interlocu­teur.

2.    L’écoute : Réception. Accusé de réception verbal ou gestuel. Mémorisation. Décodage.

3.    Réception :Accusé de réception verbal ou gestuel : il s’agit ici tout simplement de signifier à l’interlocuteur que son message a bien été reçu : exemple : « oui, d’accord, OK,... ») ou sous forme non-verbale (hochement de la tête...)

4.    Les miroirs : Ils consistent à reprendre les mots prononcés par l’interlocuteur. Ils sont, dans la phase de découverte, beaucoup plus puissants que les questions qui risquent de maintenir l’in­terlocuteur dans le registre rationnel.

5.    Les questions : une seule à la fois.

•        Fermées : Elles ont pour objectif de rechercher des faits précis, des affirmations ou des négations permettant un contrôle ou la fixation d’un accord, en orientant les réponses dans un sens implicitement suggéré par la question.

•        Ouvertes : elles ont pour objectif de faire parler l’interlocuteur en appelant une réponse large et plutôt longue.

6.    Les reformulations : elles consistent à redire ce que l’interlocu­teur a exprimé pour en vérifier la bonne compréhension, à encourager celui-ci à s’exprimer davantage ou à préciser ses propos, afin de lui manifester de l’intérêt.

LES DEFFERENTS TYPES DE REFOMULATIONS

•        Echo : il consiste à reprendre exactement les mêmes termes pour relancer l’entretien sans poser de questions. Exemple : « Vous me dites que... ».

•        Elucidation : elle consiste à reprendre le sens des propos tenus pour les clarifier, avec le risque de les interpréter. Exemple : « Vous voulez dire que... ».

7.    Les relances : elles consistent à reprendre un point évoqué par l’interlocuteur pour le faire préciser ou permettre de nouveaux développements. Exemple : « Vous m ’avez dit que vous aviez perdu une com­mande importante... ».

8.    Le recentrage : il permet d’éviter les digressions en ramenant l’interlocuteur au sujet. Exemple : « Pour en revenir à cette commande importante dont vous me parliez... ».

9.    Les constats : ils consistent, comme leur nom l’indique, à constater avec neutralité des faits qui sont en train de se produire dans l’instant, concernant :

• La situation : le cadre de l’entretien : Exemple. : « Cela fait une demi-heure que l’entretien a com­mencé.. ».

• Autrui : Les attitudes de l’interlocuteur : Exemple. : « Vous ne vous asseyez pas ?. ».

• Vous-même : Ce qui se passe en vous (idées, émotions, hypo­thèses), à condition que vous exprimiez des faits qui n’engagent que vous. Ce type de constat peut débloquer un entretien en permettant de se présenter à l’interlocuteur comme un être humain et de se rapprocher de lui.

10.       Les synthèses : elles consistent à restituer à l’interlocuteur les points importants qu’il a abordés, sans les interpréter, afin de lui permettre de progresser dans son analyse et de mettre des bornes aux différentes phases de l’entretien.

11.       Les conclusions : elles consistent à mettre une borne finale à l’entretien.